Réponse négative pour une location : 3 modèles pour refuser un candidat poliment

Modèle de réponse négative pour la location d’un logement

Vous avez un candidat à refuser, ou trente. La réponse négative est la partie la plus négligée du tri : la plupart des bailleurs envoient un « désolé, profil non retenu » en deux secondes, ou ne répondent pas du tout. La première option est froide, la seconde est risquée.

Voici le message à copier, puis ses variantes selon le cas (après visite, sur dossier, en colocation), ce que vous avez le droit d’écrire comme motif, et la version courte quand il y en a trente à envoyer.

Ce qui marche dans ce message :

• « Nos critères pour ce logement » reste objectif et impersonnel : ce sont vos critères, pas la personne.
• Pas de motif précis, donc pas d’angle d’attaque.
• « Bonne continuation » reste chaleureux sans être condescendant.
• Quatre lignes : vous montrez du respect sans y passer votre soirée.

Mail de refus d’un dossier de location : la même réponse, avec un objet

Si la candidature est arrivée par mail, ou qu’un garant, une agence ou un parent est entré dans l’échange, répondez par mail. Le corps ne change pas, mais l’objet compte : le candidat suit souvent dix dossiers en parallèle et doit reconnaître le vôtre sans l’ouvrir.

Objet : Votre candidature pour [le logement]

Bonjour [Prénom],

Merci pour votre candidature pour [le logement].

Nous avons reçu un nombre important de dossiers et celui d'un autre candidat correspondait mieux à nos critères pour ce logement. Votre dossier n'est donc pas retenu cette fois.

Bonne continuation dans vos recherches, et merci pour votre intérêt.

Bien cordialement, [Votre prénom et nom]

Une lettre ne se justifie que si le candidat vous la demande par écrit, ou si l’échange a déjà tourné au conflit. Une lettre simple suffit, le recommandé est disproportionné pour un refus de candidature. Le générateur ci-dessus produit aussi la version lettre, à enregistrer en PDF.

Selon le cas : après la visite, sur dossier, en colocation

Réponse négative après la visite

Un candidat qui s’est déplacé a investi du temps, parfois une demi-journée de congé. Répondez sous 48 heures, et donnez-lui quelque chose : les dates d’entrée sont un motif vérifiable et non discriminatoire, puisqu’elles figuraient dans votre annonce.

Bonjour [Prénom],

Un grand merci pour votre candidature très complète. Votre dossier était sérieux et nous a demandé un vrai temps de réflexion.

Au final, nous avons retenu un autre profil pour ce bien, en partie parce que les dates d'entrée correspondaient mieux à notre planning de relocation. Ce n'est rien sur votre dossier, qui devrait fonctionner sans difficulté ailleurs en zone tendue.

Nous vous souhaitons une bonne suite dans vos recherches.

Bien cordialement, [Votre prénom]

« Ce n’est rien sur votre dossier » lui évite de tout refaire pour rien. L’ordre d’envoi quand six personnes ont visité le même samedi est dans la réponse négative après visite. Pour un candidat qui a fait pression ou refusé de fournir un dossier, prenez le ton « Ferme » du générateur : trois lignes, aucun motif, aucune ouverture.

Réponse négative sur dossier, avant la visite

C’est le cas le plus fréquent en zone tendue : vous écartez sur pièces, sans avoir rencontré la personne. Vous pouvez alors citer le critère chiffré de votre annonce, parce qu’il était public et identique pour tout le monde.

Bonjour [Prénom],

Merci pour votre candidature et pour les éléments transmis. Après lecture, votre dossier ne correspond pas aux critères indiqués dans l'annonce : revenus nets d'au moins trois fois le loyer charges comprises, ou garant équivalent. Je ne donne donc pas suite pour ce logement.

Bonne continuation dans vos recherches.

Cordialement, [Votre prénom]

Ce message ne fonctionne que si le critère figurait bien dans l’annonce ; sinon, revenez au refus standard, sans motif. Un dossier incomplet mérite d’abord une demande de pièces complémentaires ; sans réponse sous 48 heures, écartez-le avec le modèle standard. Pour un candidat déjà locataire, la preuve qu’il paie son loyer tient en trois quittances ou, à défaut, en une attestation de paiement de loyer signée par son bailleur actuel. Pour la prochaine mise en location, une annonce filtrante vous évite la moitié de ces refus, et le seuil de revenu en zone tendue vous dit quel chiffre y écrire.

Refuser une candidature en colocation

Une colocation candidate en groupe. Répondez une seule fois, au référent, mais adressez-vous au groupe. Ne motivez jamais un refus par la composition du foyer : c’est un critère protégé.

Bonjour [Prénom],

Merci à vous tous pour votre candidature groupée pour [le logement]. Nous avons retenu un autre dossier pour ce logement, votre candidature n'est donc pas retenue.

Je vous souhaite à tous une bonne suite dans vos recherches.

Bien cordialement, [Votre prénom]

Avec ou sans motif ? Ce que vous pouvez écrire

Les motifs légalement défendables

Si vous devez préciser un motif, restez sur ces angles, tous économiques et vérifiables :

• Revenu insuffisant au regard du critère objectif figurant dans l’annonce.
• Absence de garant ou garant insuffisant, quand un garant était demandé.
• Pièces incomplètes ou tardives, la chronologie faisant foi.
• Dates d’entrée incompatibles avec votre planning de relocation.
• Caution Visale refusée par Action Logement (ce que couvre Visale).

Les phrases à ne jamais écrire

C’est ici que les bailleurs particuliers se mettent en danger. À bannir :

• « Le propriétaire préfère un couple sans enfant / une personne seule / un profil plus jeune »
• « On a peur que ça fasse trop de bruit avec vos enfants »
• « On a préféré quelqu’un d’ici, qui parle bien français »
• « On veut éviter les étudiants, les chômeurs, les personnes au RSA » : même quand c’est votre critère réel, c’est une discrimination
• « Vous gagnez trop peu », sans référence au critère chiffré de l’annonce
• « À votre âge, ce logement est peu adapté »

Ces formulations tombent sous les critères de l’article 225-1 du Code pénal, qui liste origine, situation de famille, apparence physique, âge, état de santé, lieu de résidence et une vingtaine d’autres. Le refus d’un bien ou d’un service pour l’un de ces motifs est puni de 3 ans de prison et 45 000 euros d’amende (article 225-2). Le Défenseur des droits est l’autorité que saisissent les candidats. Le détail des critères protégés et des pièges de la discrimination indirecte est dans le guide du refus sans risque.

Faut-il justifier un refus de location ?

Non. Aucun texte ne vous oblige à motiver un refus auprès du candidat, et chaque détail supplémentaire est une prise. « Votre dossier n’est pas retenu » suffit. Si le candidat revient à la charge (« c’est à cause de [X] ? »), ne confirmez ni n’infirmez ce qu’il suggère, ne donnez pas plus de détails que dans votre premier message, et coupez court au bout de deux échanges. S’il menace, gardez les captures et ne répondez plus.

En revanche, notez pour vous le motif objectif de chaque refus, avec la date. Cette trace ne part jamais au candidat : elle sert le jour où l’un d’eux conteste, et elle vous oblige à vérifier que votre critère est bien économique. Gardez de la même façon les pièces des candidats écartés, à part, pendant une durée raisonnable : le Défenseur des droits (guide 2025, p. 51) compare le dossier écarté à celui retenu quand il est saisi.

Vous en avez 30 à envoyer ? Le modèle court et l’envoi en lot

Après une publication en zone tendue, vous avez rarement trois refus à écrire. Vous en avez trente, parfois deux cents. À ce volume, une seule version compte :

Bonjour, merci pour votre candidature. Nous avons retenu un autre dossier pour ce logement. Bonne continuation dans vos recherches.

Le moment où cette pile vous tombe dessus est précis : celui où vous annoncez au retenu qu’il a le logement (le modèle d’acceptation). À 30 secondes par message, 30 refus prennent un quart d’heure et 200 refus plus d’une heure et demie, pendant que les bons dossiers attendent. La méthode pour ne pas y passer le week-end est dans le guide du tri des candidatures LeBonCoin, et ce qu’il faut faire de 300 candidats dit dans quel ordre traiter la pile.

Une fois le bail signé avec le candidat retenu, c’est sa quittance qu’il vous demandera chaque mois. Les quittances automatiques vous demandent par mail si le loyer est arrivé, et un clic l’édite en PDF.

Avec Locaperle

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