Lettre d'acceptation d'une candidature de location : le modèle et les étapes suivantes

Le modèle d’acceptation, à copier

Vous avez choisi. Le message d’acceptation est court, mais il pose des conditions : un accord écrit sur le logement et le loyer peut suffire à vous engager, et chacun ne reste libre de se retirer que si l’accord est suspendu, noir sur blanc, à deux conditions : bail signé et dépôt de garantie versé. Et il déclenche la corvée que tout le monde repousse : prévenir les autres.

Lettre d’acceptation de candidature : la version courrier

Pour un candidat qui préfère un écrit formel, ou si vous remettez la lettre en main propre après la visite. Même contenu, avec les coordonnées et la liste de ce qu’il faut apporter à la signature.

[Votre prénom et nom] [Votre adresse] [Votre téléphone et e-mail]

[Prénom et nom du candidat] [Adresse du candidat]

À [ville], le [date]

Objet : acceptation de votre candidature pour le logement situé [adresse du logement]

Madame, Monsieur,

J'ai le plaisir de vous informer que votre candidature pour la location du logement situé [adresse du logement] est retenue.

Je vous propose de signer le bail le [date] à [heure], [lieu de signature]. L'accord deviendra définitif à la signature du bail et au versement du dépôt de garantie ; d'ici là, je ne présente plus le logement à d'autres candidats.

Pour mémoire, le loyer sera de [montant] € par mois, dont [montant] € de provision pour charges.

Merci d'apporter le jour de la signature : - une pièce d'identité en cours de validité ; - l'attestation d'assurance habitation du logement ; - le dépôt de garantie de [montant] € ; - [la pièce qui manque encore à votre dossier].

Je vous remercie de me confirmer ce rendez-vous.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

[Signature]

Mail de confirmation de location, une fois la date calée

Le candidat a répondu oui : confirmez par écrit le rendez-vous de signature et ce qu’il doit apporter.

Objet : Confirmation de la location et du rendez-vous de signature

Bonjour [Prénom],

C'est confirmé : la location de [le logement] est pour vous. Rendez-vous le [date] à [heure], [au logement], pour signer le bail et faire l'état des lieux d'entrée.

Pour ce jour-là, merci de prévoir : - une pièce d'identité ; - l'attestation de votre assurance habitation, à me remettre avec les clés ; - le dépôt de garantie de [montant] €, versé à la signature.

Rien n'est à payer avant la signature. Si un empêchement survient, prévenez-moi au plus vite.

Bien cordialement, [Votre prénom et nom]

Ce message fixe cinq points, pour que rien ne se découvre le jour de la signature :

1. La date et l’heure de signature. Sans date, le candidat continue à visiter ailleurs.
2. Le loyer, les charges et le dépôt de garantie, tels qu’ils figureront au bail. Le dépôt se verse à la signature, jamais avant : aucune somme ne peut être réclamée avant la signature du bail, qu’on l’appelle acompte, arrhes ou chèque de réservation. Un reçu de dépôt de garantie en garde la trace.
3. L’attestation d’assurance habitation, que le locataire vous remet au plus tard à la remise des clés.
4. L’acte de cautionnement si le candidat a un garant : il se signe le même jour, et une caution qui n’a pas écrit elle-même la mention prévue par l’article 2297 du Code civil n’est pas engagée.
5. La pièce manquante, s’il en reste une. C’est le dernier moment pour la demander sans bloquer la signature ; le modèle de demande de pièces vous donne la liste de celles que vous avez le droit d’exiger.

Prévenir les autres candidats, le lendemain

Attendez la confirmation du retenu, puis répondez à tous les autres. Le même message pour tout le monde, sans classement et sans motif :

Bonjour, merci pour votre candidature. Nous avons retenu un autre dossier pour ce logement. Bonne continuation dans vos recherches.

Un candidat laissé sans réponse relance, et vous finissez par lui répondre quand même, plus tard. Les versions plus chaleureuses, pour les candidats qui ont fourni un dossier complet ou s’étaient déplacés, sont dans le modèle de réponse négative pour une location.

Avec Locaperle

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Ce jour d’écart vous couvre contre un désistement, qui arrive, surtout en zone tendue où les candidats mènent plusieurs pistes. Si le retenu se retire, ne relancez pas toute votre liste : reprenez contact avec les deux ou trois dossiers qui venaient juste après, dans l’ordre de vos critères. Et ne republiez pas l’annonce tout de suite : elle ferait revenir le flot de messages du premier jour, alors que votre deuxième et votre troisième choix sont déjà là. Ce qu’il faut faire de 300 candidats explique pourquoi republier n’est presque jamais la bonne réponse.