Lettre d'acceptation d'une candidature de location : le modèle et les étapes suivantes

Vous avez choisi. Le message d’acceptation est court, mais il pose des conditions, sinon il vous engage plus que vous ne le pensez. Et il déclenche la corvée que tout le monde repousse : prévenir les autres.

Acceptez sous condition, toujours

Un accord écrit sur le logement, le loyer et la date d’entrée vaut engagement de louer. Écrivez donc noir sur blanc que l’accord tient sous deux conditions : bail signé et dépôt de garantie versé. Tant que les deux ne sont pas remplies, chacun peut encore se retirer, y compris vous si une pièce du dossier ne se confirme pas.

Et ne demandez aucune somme avant la signature. La loi du 6 juillet 1989 l’interdit quel que soit l’intitulé : acompte, arrhes, frais de réservation, chèque de blocage. Le dépôt de garantie se verse à la signature, jamais avant.

Le modèle d’acceptation, à copier

Bonjour [Prénom],

Bonne nouvelle : votre dossier est retenu pour [le logement].

Je vous propose de signer le bail le [date] à [heure]. L’accord sera définitif à la signature et au versement du dépôt de garantie ; d’ici là je ne présente le logement à personne d’autre.

Pour préparer la signature, il me manque [pièce éventuelle]. Pensez aussi à souscrire votre assurance habitation : l’attestation est à me remettre le jour de la signature.

Confirmez-moi que la date vous convient et je bloque le créneau.

Bien cordialement, [Votre prénom]

Les cinq points à confirmer dans ce message

1. La date et l’heure de signature. Sans date, le candidat continue à visiter ailleurs.
2. Le loyer et les charges, tels qu’ils figureront au bail, pour qu’aucun chiffre ne soit découvert le jour J.
3. Le montant du dépôt de garantie et le moment où il se verse : à la signature.
4. L’attestation d’assurance habitation, à remettre le jour de la signature.
5. La pièce manquante, s’il en reste une. C’est le dernier moment pour la demander sans bloquer la signature ; le modèle de demande de pièces vous donne la liste de celles que vous avez le droit d’exiger.

Prévenir les autres candidats, le lendemain

Attendez la confirmation du retenu, puis répondez à tous les autres. Le même message pour tout le monde, sans classement et sans motif :

Bonjour, merci pour votre candidature. Nous avons retenu un autre dossier pour ce logement. Bonne continuation dans vos recherches.

Un candidat laissé sans réponse vous signale sur la plateforme et pèse sur la visibilité de vos prochaines annonces. Les versions plus chaleureuses, pour les candidats qui ont fourni un dossier complet ou s’étaient déplacés, sont dans le modèle de réponse négative pour une location.

Avec Locaperle

Refuser 30 candidats en un clic, sans rien perdre de la politesse

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Si le retenu se désiste

Cela arrive, surtout en zone tendue où les candidats mènent plusieurs pistes. Deux réflexes :

• Ne relancez pas la totalité de votre liste. Reprenez contact avec les deux ou trois dossiers qui venaient juste après, dans l’ordre de vos critères.
• Ne republiez pas immédiatement. Une annonce republiée fait repartir le compteur à 200 messages, et ce qu’il faut faire de 300 candidats explique pourquoi ce n’est presque jamais la bonne réponse.