Dossier de location : la liste des pièces à fournir, et le message pour les demander

Le message à envoyer (modèle universel)

Envoyez cette demande avant de proposer une visite, au candidat dont la situation décrite correspond à vos critères, ou joignez-la dès la première réponse avec les quatre questions de la fiche candidat. Aucun texte ne fixe le moment : la loi autorise ces pièces avant la signature du bail. La CNIL recommande d’attendre la visite pour les données financières ; en zone tendue, faire visiter sans dossier coûte des créneaux à tout le monde.

Le dossier de location, ou dossier locataire, réunit les pièces qu’un candidat remet au bailleur avant la signature du bail. Un candidat vous écrit un bon message, son profil semble correspondre, vous voulez le faire avancer. Reste à savoir quelles pièces demander et comment le formuler : la frontière entre un bailleur rigoureux et une demande illégale est plus étroite qu’on ne le croit.

Liste des pièces à fournir par le locataire

Le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 fixe une liste limitative : ce qui n’y figure pas ne peut pas être exigé, sous peine d’une amende administrative pouvant aller jusqu’à 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale (service-public.gouv.fr).

1. Une pièce d’identité avec photographie

• Carte d’identité, passeport ou permis de conduire, français ou étranger
• Carte de séjour temporaire, carte de résident ou carte de ressortissant d’un État de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen

2. Un SEUL justificatif de domicile (au choix)

• 3 dernières quittances de loyer si le candidat est locataire, ou une attestation du précédent bailleur indiquant qu’il est à jour
• Attestation sur l’honneur de l’hébergeant indiquant que le candidat réside chez lui
• Attestation d’élection de domicile, qui établit le lien avec un organisme agréé
• Titre de propriété ou dernier avis de taxe foncière

3. Un ou plusieurs justificatifs d’activité, selon le profil

Profil	Pièces autorisées
Salarié	Contrat de travail ou de stage, ou attestation de l’employeur (emploi, rémunération, date d’entrée)
Commerçant, artisan	Extrait K ou K bis, ou fiche d’immatriculation au Registre national des entreprises, de moins de 3 mois
Indépendant, profession libérale	Certificat d’identification Insee, ou carte professionnelle
Étudiant	Carte d’étudiant ou certificat de scolarité de l’année en cours. Pour ses ressources : avis d’attribution de bourse, justificatif d’indemnités de stage ou simulation des aides au logement (liste 4 ci-dessous)
Retraité, demandeur d’emploi	La liste ne prévoit pas de pièce d’activité : tout passe par les ressources ci-dessous

4. Un ou plusieurs justificatifs de ressources

• Dernier ou avant-dernier avis d’imposition ou de non-imposition
• 3 dernières fiches de paie
• 2 derniers bilans, ou attestation de ressources d’un comptable (non-salariés)
• Justificatif de versement des retraites, pensions, allocations ou prestations sociales des 3 derniers mois
• Titre de propriété ou dernier avis de taxe foncière, justificatif de revenus fonciers ou de capitaux
• Simulation des aides au logement (Caf ou MSA), indemnités de stage, avis d’attribution de bourse

Les documents du garant

Un garant personne physique fournit lui aussi une pièce d’identité, un seul justificatif de domicile, des justificatifs d’activité et de ressources, mais sa liste n’est pas celle du candidat : la dernière quittance et non les trois dernières, pas de titre de séjour, le dernier avis d’imposition et non l’avant-dernier. Le détail, catégorie par catégorie, est dans les documents à demander à un garant, avec le message qui les réclame. Ses pièces vérifiées, reste l’acte de cautionnement, qui se signe avec le bail : il suffit qu’une seule de ses mentions obligatoires manque pour qu’il soit nul. Pour un étudiant ou un apprenti, vous pouvez demander un garant même avec une assurance loyers impayés ; pour un autre candidat, cette assurance exclut le garant (article 22-1).

Ce que vous N’AVEZ PAS le droit de demander

Tout ce qui n’est pas dans la liste, même si « tout le monde le fait ». Les demandes hors liste les plus courantes : un relevé bancaire, la carte Vitale, un extrait de casier judiciaire, une attestation d’absence de crédit, une photo autre que celle de la pièce d’identité, ou plus de trois fiches de paie.

Aucune somme ne peut non plus être exigée avant la signature du bail (service-public.gouv.fr) : pas de chèque de réservation, pas de dépôt « pour bloquer le logement ». Et vous ne pouvez pas exiger que les parents ou les enfants du candidat signent le bail avec lui (la loi).

Proposez au candidat de passer par DossierFacile, le dossier de location numérique de l’État. Il y dépose ses pièces une fois, l’équipe de DossierFacile vérifie qu’elles sont complètes et cohérentes, et il vous les partage par un lien qui expire au bout de 30 jours par défaut (aide DossierFacile). Vous n’avez plus de copies à conserver chez vous. Un dossier complet n’est pas pour autant un dossier vrai : une fausse fiche de paie se fabrique vite, et vérifier un dossier locataire demande de savoir où regarder.

Quand le candidat envoie un dossier incomplet

Plutôt que d’écarter, demandez le complément en restant constructif :

Merci pour le dossier ! Il me manque juste [la pièce X]. Quand vous l’avez, vous pouvez la déposer dans votre DossierFacile (ou me l’envoyer en PJ ici) et je finalise. Pas de stress, c’est rapide.

Si le candidat ne complète pas sous 48 h, relancez une fois, gentiment :

Petit rappel pour [la pièce X], qui me manque pour valider votre dossier. Si vous l’avez sous la main, ça me permet de boucler. Si vous préférez ne pas continuer, dites-moi aussi, je débloque la place.

Sans réponse après cette relance, écartez le dossier proprement avec une réponse négative courte : deux lignes, sans débat.

Annoncez aussi votre propre délai : « Je reviens vers vous sous 48 h une fois le dossier complet. » Il vous laisse le temps de comparer les dossiers, et le candidat sait quand attendre une réponse. Tenez-le : un bon candidat a d’autres visites en cours.