Réponse négative après visite d'un appartement : le message à envoyer au candidat

Le message après visite, à copier

Un candidat qui s’est déplacé a investi du temps, parfois une demi-journée de congé. C’est la seule différence avec un refus sur dossier, mais elle change deux choses : le délai de réponse et le ton.

Les dates d’entrée sont un motif vérifiable et non discriminatoire, puisqu’elles figuraient dans votre annonce. Vous donnez quelque chose sans vous exposer. Si les dates n’étaient pas le vrai sujet, retirez cette phrase plutôt que d’inventer un motif : le modèle de réponse négative pour une location donne la version sans motif.

Ce qui ne doit jamais apparaître, ni dans ce message ni dans une réponse à une relance, c’est une impression laissée par la visite. Un motif lié à l’origine, à l’âge, à la situation de famille ou à l’état de santé est une discrimination au sens de l’article 225-1 du Code pénal, punie de 3 ans de prison et 45 000 euros d’amende quand elle conduit à refuser un logement (article 225-2). Le détail des critères est dans le guide du refus sans risque de discrimination.

La version mail, avec objet

Si la candidature ou le dossier sont arrivés par mail, répondez par mail. L’objet compte : le candidat suit souvent plusieurs dossiers en parallèle et doit reconnaître le vôtre sans l’ouvrir.

Objet : Votre candidature pour [le logement]

Bonjour [Prénom],

Merci pour votre candidature pour [le logement].

Nous avons reçu un nombre important de dossiers et celui d'un autre candidat correspondait mieux à nos critères pour ce logement. Votre dossier n'est donc pas retenu cette fois.

Bonne continuation dans vos recherches, et merci pour votre intérêt.

Bien cordialement, [Votre prénom et nom]

Évitez le SMS et surtout le téléphone. Un refus oral se transforme en négociation, et il ne vous laisse aucune trace écrite si le candidat conteste ensuite.

Six visites le même samedi

C’est le cas courant en zone tendue : vous groupez les visites, vous voyez six personnes en deux heures, et le dimanche soir vous avez cinq refus à écrire. Répondez d’abord au candidat retenu, sous condition de bail signé et de dépôt de garantie versé, puis aux autres le lendemain matin, une fois qu’il a confirmé.

• Le même message pour tous les cinq. Personnaliser chaque refus prend du temps et n’apporte rien : le candidat veut une réponse claire, pas une lettre.
• Un seul message, sans classement. Pas de « je vous tiens au courant », jamais de « vous étiez deuxième » : le candidat attendrait un désistement et relancerait jusqu’à votre signature.

Si le retenu se désiste malgré tout, reprenez contact avec les candidats refusés, dans l’ordre de vos critères, avec un message court : le logement se libère à nouveau, êtes-vous toujours intéressé. La plupart auront trouvé, ce qui est normal, et c’est précisément pourquoi vous n’aviez pas à leur faire miroiter une place d’attente.

Si vous êtes plutôt à trente candidats qu’à six, la méthode complète est dans le guide du tri des candidatures LeBonCoin.

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