Réponse négative après visite d'un appartement : le message à envoyer au candidat

Un candidat qui s’est déplacé a investi du temps, souvent une demi-journée posée. C’est la seule différence avec un refus sur dossier, mais elle change deux choses : le délai de réponse et le ton.

Répondez sous 48 heures, dans cet ordre

La séquence qui vous évite des allers-retours :

1. Le candidat retenu d’abord, dès votre décision prise, sous condition de bail signé et de dépôt de garantie versé.
2. Les autres le lendemain matin, une fois que le retenu a confirmé. Si vous refusez tout le monde avant d’avoir la confirmation et que le retenu se désiste, vous repartez de zéro.
3. Un seul message par personne. Pas de relance, pas de « je vous tiens au courant » : le candidat doit pouvoir passer à autre chose.

Répondre vite n’est pas une politesse gratuite. Sur LeBonCoin, votre taux de réponse compte pour la visibilité de vos prochaines annonces, et un candidat laissé sans nouvelles est le premier à vous signaler.

Le message après visite, à copier

Bonjour [Prénom],

Un grand merci pour votre candidature très complète. Votre dossier était sérieux et nous a demandé un vrai temps de réflexion.

Au final, nous avons retenu un autre profil pour ce bien, en partie parce que les dates d'entrée correspondaient mieux à notre planning de relocation. Ce n'est rien sur votre dossier, qui devrait fonctionner sans difficulté ailleurs en zone tendue.

Nous vous souhaitons une bonne suite dans vos recherches.

Bien cordialement, [Votre prénom]

Les dates d’entrée sont un motif vérifiable et non discriminatoire, puisqu’elles figuraient dans votre annonce. Vous donnez quelque chose sans vous exposer. Si les dates n’étaient pas le vrai sujet, retirez cette phrase plutôt que d’inventer un motif : le modèle de réponse négative pour une location donne la version sans motif.

La version mail, avec objet

Si la candidature ou le dossier sont arrivés par mail, répondez par mail. L’objet compte : le candidat suit dix dossiers en parallèle.

Objet : Votre candidature pour [le logement]

Bonjour [Prénom],

Merci pour votre candidature pour [le logement].

Nous avons reçu un nombre important de dossiers et celui d'un autre candidat correspondait mieux à nos critères pour ce logement. Votre dossier n'est donc pas retenu cette fois.

Bonne continuation dans vos recherches, et merci pour votre intérêt.

Bien cordialement, [Votre prénom et nom]

Évitez le SMS et surtout le téléphone. Un refus oral se transforme en négociation, et il ne vous laisse aucune trace écrite si le candidat conteste ensuite.

Six visites le même samedi

C’est le cas courant en zone tendue : vous groupez les visites, vous voyez six personnes en deux heures, et le dimanche soir vous avez cinq refus à écrire. Deux règles :

• Le même message pour tous les cinq. Personnaliser cinq refus prend une heure et n’apporte rien : le candidat veut une réponse claire, pas une lettre.
• Aucun classement mentionné. Ne dites jamais « vous étiez deuxième » : le candidat attend alors un désistement et relance pendant trois semaines.

Si vous êtes plutôt à trente candidats qu’à six, la méthode complète est dans le guide du tri des candidatures LeBonCoin.

S’ils relancent, quoi répondre

Après une visite, un candidat refusé demande plus souvent pourquoi. Trois principes :

1. Une seule réponse, sans plus de détails que le premier message.
2. Ne confirmez ni n’infirmez un motif que le candidat suggère lui-même. Répondez que le choix s’est porté sur un autre dossier, sans rapport avec ce qu’il évoque.
3. Coupez court au bout de deux échanges.

Un motif lié à l’origine, à l’âge, à la situation de famille ou à l’état de santé est une discrimination au sens de l’article 225-1 du Code pénal, punie de 3 ans de prison et 45 000 euros d’amende quand elle conduit à refuser un logement. Le détail des critères est dans le guide du refus sans risque de discrimination.

Si le retenu se désiste

Reprenez contact avec les candidats refusés, dans l’ordre de vos critères, avec un message court : le logement se libère à nouveau, êtes-vous toujours intéressé. La plupart auront trouvé, ce qui est normal, et c’est précisément pourquoi vous n’aviez pas à leur faire miroiter une place d’attente.

Avec Locaperle

Refuser 30 candidats en un clic, sans rien perdre de la politesse

1. 1Créez votre compte, gratuitement et sans carte bancaire.
2. 2Installez l'extension Chrome et ouvrez votre messagerie LeBonCoin ou Gens de Confiance : Locaperle lit les candidatures reçues.
3. 3Choisissez qui vous écartez, relisez le refus pré-rédigé, validez : les messages partent depuis votre messagerie.

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