Fiche de renseignements candidat locataire : le modèle à envoyer avant la visite

Deux cents messages en trois jours, dont la moitié tient en « Bonjour, toujours disponible ? ». Avant de proposer une visite, vous avez besoin de savoir qui peut payer le loyer. La fiche de renseignements sert à ça : quatre questions, posées à tous de la même façon, qui trient avant que vous ne passiez vos samedis en visites.

La contrainte tient en une phrase : avant la visite, on pose des questions, on ne demande pas de pièces.

Ce que vous pouvez demander avant la visite

La CNIL distingue deux moments. Pendant la recherche, vous recueillez l’identité du candidat, ses coordonnées et ce qu’il cherche. Les justificatifs viennent après la visite. Une visite ne doit pas dépendre de l’envoi préalable d’une fiche de paie, d’un avis d’imposition ou d’un contrat de travail.

La CNIL admet que vous informiez les candidats des ressources attendues. La pratique courante est de leur demander de décrire leur situation en quelques lignes, sans pièce jointe. Quatre questions suffisent :

1. Sa situation professionnelle : emploi, type de contrat, ancienneté.
2. Ses revenus nets mensuels, cumulés s’ils sont plusieurs à signer, rapportés au critère écrit dans votre annonce.
3. Son garant, s’il en a un : personne physique ou garantie Visale.
4. Sa date d’entrée souhaitée.

Ce sont des déclarations, pas des preuves. Elles suffisent pour décider à qui proposer une visite : le candidat qui annonce des revenus deux fois inférieurs au critère de l’annonce ne visitera pas, et vous le lui direz dans un refus poli, sans motif détaillé.

Ce que vous ne devez jamais demander

Deux interdits, de nature différente.

Les justificatifs, à ce stade. Pas de fiche de paie, pas d’avis d’imposition, pas de lien DossierFacile avant la visite. Ils viendront ensuite, et seulement parmi les pièces autorisées par le décret.

Les questions sur la personne. Nationalité, âge, situation de famille, projet d’enfant, état de santé, religion : aucune de ces questions n’a sa place dans une fiche, même formulée gentiment. L’article 225-1 du Code pénal en fait des critères de discrimination, et une question écrite sur l’un d’eux devient une pièce à charge si le candidat est ensuite refusé. Le détail est dans le guide du refus sans risque de discrimination.

Le questionnaire candidat locataire, à copier

Envoyez le même message à chaque candidat dont le premier contact ne dit rien de sa situation. La régularité est votre meilleure protection : tout le monde reçoit les mêmes questions, et vous comparez des réponses comparables.

Bonjour [Prénom],

Merci pour votre message concernant [le logement] ([loyer] charges comprises, entrée le [date]).

Pour organiser les visites, pouvez-vous me répondre en quelques lignes :

1. Votre situation professionnelle (emploi, type de contrat, depuis quand) 2. Vos revenus nets mensuels, cumulés si vous êtes plusieurs à signer le bail (critère de l'annonce : 3 fois le loyer charges comprises) 3. Si vous avez un garant : personne physique ou garantie Visale 4. Votre date d'entrée souhaitée

Aucun justificatif n'est à envoyer à ce stade. Après la visite, si votre candidature correspond, je vous demanderai un dossier complet.

Je réponds à chacun sous 48 h.

Bien cordialement, [Votre prénom]

Que répondre à « Votre bien m’intéresse, est-il toujours disponible ? »

C’est le premier message que LeBonCoin propose au candidat, déjà rédigé : il clique, le message part. Sur un studio en zone tendue, il représente souvent près d’un message sur deux. Il ne dit rien de la personne, et c’est normal, elle n’a encore rien écrit.

Ne la refusez pas pour ça, et ne la classez pas non plus. Répondez que le logement est toujours disponible, puis posez les quatre questions ci-dessus. Ceux qui répondent vous donnent de quoi juger. Ceux qui ne répondent pas se sont écartés tout seuls, sans que vous ayez eu à écrire un refus.

Générez votre fiche en 10 secondes

Indiquez votre logement et le loyer charges comprises : le critère de revenu se calcule seul. Choisissez les garants que vous acceptez et le canal. Rien n’est envoyé nulle part, tout se passe dans votre navigateur.

Et après la visite

Les réponses arrivent, vous proposez des visites aux profils qui correspondent. Ensuite seulement vient le dossier complet : la demande de pièces complémentaires donne la liste exacte de ce que vous pouvez exiger, profil par profil.

Pour tous les autres, une réponse courte et identique pour chacun. Un candidat laissé sans réponse relance, et peut vous signaler sur la plateforme.

Pourquoi un message plutôt qu’un formulaire

Trois raisons concrètes :

• Le candidat répond là où il vous a écrit. Pas de lien à ouvrir, pas de fichier à remplir : répondre prend deux minutes.
• Vous comparez par écrit. Les réponses restent dans la conversation, dans l’ordre d’arrivée, prêtes à être relues le soir.
• Vous ne stockez rien. Un formulaire PDF rempli est un document contenant des données personnelles, que vous devrez supprimer pour chaque candidat non retenu. Un message sur la plateforme n’en crée aucun.

Si vous voulez filtrer encore plus tôt, écrivez ces quatre questions directement dans votre annonce : l’annonce LeBonCoin qui filtre montre comment demander au candidat de se présenter en cinq lignes dès son premier message.