Avis d'échéance de loyer : le modèle, et ce que vous ne pouvez pas y écrire

L’avis d’échéance annonce le loyer à venir : la période, le montant, la date limite. La quittance, elle, constate que cette période a été payée. Les deux documents se ressemblent et n’ont pas la même valeur, ce qui suffit à provoquer des discussions le jour où un impayé s’installe.

Avis d’échéance ou quittance : la différence en une ligne

	Quand	Ce que le document dit
Avis d’échéance	Avant le paiement	Voici ce que vous devez, avant telle date
Quittance	Après le paiement	J’ai reçu telle somme pour telle période

Un avis d’échéance ne prouve aucun paiement. Ne l’intitulez jamais « quittance », même par commodité : le locataire pourrait l’opposer plus tard comme un reçu.

Vous n’êtes pas obligé d’en envoyer un, mais il reste gratuit

Aucun texte n’impose l’avis d’échéance au bailleur. La seule obligation porte sur la quittance : l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 oblige à la transmettre gratuitement au locataire qui la demande.

Le même article ajoute une limite qui vaut pour les deux documents : aucun frais lié à leur gestion ne peut être facturé au locataire. Pas de frais d’envoi, pas de frais de gestion, pas de frais de relance.

Les trois lignes que la loi vous interdit d’y ajouter

L’article 4 de la loi du 6 juillet 1989, dont service-public.gouv.fr rappelle la portée, répute non écrite toute clause du bail qui :

• prévoit une amende ou des pénalités de retard de paiement du loyer ;
• fait supporter au locataire des frais de relance ou d’envoi de la quittance ;
• impose le prélèvement automatique comme moyen de paiement.

Une clause réputée non écrite ne s’applique pas, même signée. Un avis d’échéance qui porte « + 30 € de frais de retard » réclame donc une somme que vous ne pouvez pas exiger, et ouvre une contestation là où vous vouliez un rappel.

Le modèle d’avis d’échéance, à copier

AVIS D'ÉCHÉANCE DE LOYER

Bailleur : [Vos prénom et nom] Locataire : [Prénom et nom du locataire] Logement : [Adresse du logement] Période : du [début de la période] au [fin de la période]

Sommes à régler : - Loyer hors charges : [loyer HC] - Provision pour charges : [charges] - Total à régler : [total]

À régler avant le [date d'échéance], par virement.

Cet avis ne vaut pas quittance : la quittance vous est remise après paiement, et elle est gratuite.

Fait à [lieu], le [date].

[Vos prénom et nom]

Générez votre avis d’échéance

Le mois suffit : les dates de la période et le total se calculent seuls. « Télécharger le PDF » vous donne l’avis mis en page. Tout se passe dans votre navigateur : rien n’est envoyé, sauf si vous choisissez d’automatiser vos quittances.

Si le loyer n’arrive pas

L’avis d’échéance n’est pas une mise en demeure, mais l’envoyer chaque mois par écrit ferme une porte : celle du « je ne savais pas combien, ni quand ». Gardez la trace de l’envoi, relancez par écrit, et sachez que vous disposez de trois ans pour réclamer un arriéré de loyers ou de charges (article 7-1 de la même loi, confirmé par service-public).

Le mois où le locataire donne son préavis

C’est là que le travail change de nature : il faut remettre l’annonce en ligne, puis traiter les réponses, qui arrivent par centaines en zone tendue. Le guide du tri des candidatures décrit la méthode, et le modèle d’annonce filtrante réduit le volume avant même la première visite.