Régularisation des charges locatives : le décompte et le courrier au locataire

La régularisation des charges locatives compare, une fois par an, les provisions que le locataire a versées avec le loyer et les charges récupérables que vous avez réellement payées. Vous lui envoyez le décompte, nature par nature, un mois avant de lui réclamer le solde (ou de lui rembourser le trop-perçu), et les justificatifs restent à sa disposition pendant six mois. Le générateur ci-dessous fait le calcul et met en page le décompte et le courrier qui l’accompagne.

Le décompte de régularisation, à remplir

Indiquez la provision mensuelle et le nombre de mois payés, ou le total si la provision a changé en cours d’année. Pour un appartement en copropriété, reportez la part récupérable de votre lot, ligne par ligne, telle qu’elle figure sur le relevé annuel du syndic : c’est déjà votre quote-part, pas le total de l’immeuble. Si le locataire est entré ou parti en cours d’année, la période et les montants ne couvrent que ses mois d’occupation.

Un exemple, pour une provision de 105 € par mois sur l’année :

	Montant
Eau froide et eau chaude	420,00 €
Chauffage collectif	610,50 €
Parties communes (électricité, entretien)	180,00 €
Taxe d’enlèvement des ordures ménagères	152,00 €
Charges réelles	1 362,50 €
Provisions versées (12 × 105 €)	1 260,00 €
Solde dû par le locataire	102,50 €

Si les dépenses de l’année dépassent nettement les provisions, profitez du courrier pour ajuster la provision mensuelle : la loi veut justement qu’une demande de provision s’appuie sur les résultats de la précédente régularisation. Le champ « nouvelle provision » l’annonce au locataire, et le montant passe ensuite sur votre avis d’échéance.

Ce que vous pouvez récupérer : la liste du décret

Les charges récupérables sont fixées par le décret n° 87-713 du 26 août 1987, et service-public.gouv.fr rappelle que cette liste est exhaustive. Son annexe les range en huit rubriques :

Rubrique du décret	Ce que vous retrouvez sur le relevé
I. Ascenseurs et monte-charge	Électricité, contrat d’entretien, menues réparations
II. Eau froide, eau chaude et chauffage collectif	Eau des occupants et des parties communes, énergie du chauffage, relevé des compteurs
III. Installations individuelles	Entretien courant et menues réparations du chauffage et de l’eau chaude du logement
IV. Parties communes intérieures	Électricité, produits d’entretien, ménage
V. Espaces extérieurs	Allées, parkings, espaces verts, jeux pour enfants
VI. Hygiène	Sacs pour les ordures, désinsectisation, désinfection
VII. Équipements divers	Ventilation mécanique, ramonage des conduits de ventilation
VIII. Impositions et redevances	Taxe d’enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage, droit de bail

Tout ce qui n’y figure pas reste à votre charge : la taxe foncière, les honoraires du syndic, l’assurance de l’immeuble, le ravalement et les gros travaux. Le relevé du syndic sépare souvent la part « récupérable » du reste, mais vérifiez-la contre la liste : c’est vous qui signez le décompte.

La taxe d’enlèvement des ordures ménagères figure sur votre avis de taxe foncière. Seule la taxe elle-même est récupérable : les frais de gestion (ou frais de rôle) que l’administration y ajoute ne le sont pas (Cass. 3e civ., 24 mars 2004).

Une fois par an, et le décompte un mois avant

L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 pose le calendrier. Dès que le bail prévoit des provisions pour charges, elles « doivent faire l’objet d’une régularisation annuelle ». Un mois avant cette régularisation, vous communiquez au locataire :

• le décompte par nature de charges (eau, chauffage, parties communes…), pas un total global ;
• dans un immeuble collectif, le mode de répartition entre les locataires, en copropriété les tantièmes de votre lot pour chaque catégorie de charges ;
• s’il y a un chauffage ou une eau chaude collectifs, une note sur la façon dont ils sont calculés et sur la consommation du logement.

Le même article vous oblige aussi à envoyer au locataire qui le demande le récapitulatif des charges du logement, par courrier ou par voie électronique.

Rien n’impose de date fixe dans l’année. En copropriété, le relevé de charges arrive après l’arrêté des comptes par le syndic, souvent plusieurs mois après la fin de l’exercice : faites la régularisation dès réception, sans laisser passer une seconde année.

Six mois pour consulter les justificatifs

Pendant les six mois qui suivent l’envoi du décompte, les pièces justificatives sont tenues « dans des conditions normales » à la disposition du locataire (article 23). Ce sont le relevé annuel du syndic, les factures d’eau ou d’énergie, le contrat d’entretien de l’ascenseur, l’avis de taxe foncière pour la taxe d’ordures ménagères. Le courrier du générateur le dit et date la fin du délai.

Une copie envoyée sur simple demande règle la question plus vite qu’un rendez-vous pour consulter des classeurs. Gardez ensuite les pièces au moins trois ans : c’est le délai pendant lequel le locataire peut contester (voir ci-dessous).

Une régularisation tardive : douzièmes et prescription

Oublier une année ne fait pas perdre les charges, mais deux règles s’appliquent.

Le paiement par douzièmes. Si la régularisation n’a pas été faite « avant le terme de l’année civile suivant l’année de leur exigibilité », le locataire paie par douzième s’il le demande (article 23). Pour des charges de 2025, une régularisation envoyée après le 31 décembre 2026 ouvre donc ce droit : sur l’exemple ci-dessus, 102,50 € deviennent 8,54 € par mois pendant douze mois. Le générateur ajoute cette mention au courrier quand la date d’envoi le justifie.

La prescription de trois ans. Toute action née du bail se prescrit par trois ans (article 7-1 de la loi de 1989), ce qui vaut pour les charges que vous réclamez comme pour un trop-perçu à rembourser. Côté locataire, le délai pour demander le remboursement de provisions versées en trop court à partir de la régularisation, pas du paiement des provisions : c’est elle qui lui permet de connaître le trop-perçu (Cass. 3e civ., 6 mai 2021, n° 20-11.707).

Trois années de charges réclamées d’un coup, même dues, abîment une relation qui se passait bien. La régularisation annuelle coûte une heure par an : c’est le meilleur moyen de ne jamais en arriver là.

Après le départ du locataire

Le locataire qui part doit les charges de ses mois d’occupation, mais les comptes de l’immeuble ne sont pas encore arrêtés. L’article 22 de la loi de 1989 règle ce décalage pour les logements situés dans un immeuble collectif : vous faites un arrêté des comptes provisoire et pouvez garder une provision « ne pouvant excéder 20 % du montant du dépôt de garantie », dûment justifiée, jusqu’à l’arrêté annuel des comptes de l’immeuble. La régularisation définitive et la restitution du solde se font dans le mois qui suit l’approbation définitive des comptes.

Sur un dépôt de 1 145 €, la provision est donc de 229 € au plus. Le reste du dépôt se rend dans les délais habituels, avec le modèle de restitution du dépôt de garantie. Une fois les comptes approuvés, choisissez « A quitté le logement » dans le générateur : le décompte déduit le solde des charges de la provision gardée et calcule ce que vous restituez, ou ce qui reste dû.

Dans une maison individuelle, cette provision n’existe pas : le décompte se fait sur les factures que vous avez reçues, et le solde se réclame ou se rembourse à part.

Meublé et colocation : le forfait ne se régularise pas

Deux types de bail permettent de remplacer les provisions par un forfait de charges, versé avec le loyer :

• la location meublée (article 25-10 de la loi de 1989) ;
• la colocation (article 8-1), meublée ou non.

Le montant et la périodicité sont écrits dans le bail, et ce forfait « ne peut donner lieu à complément ou à régularisation ultérieure ». Si l’eau ou le chauffage ont coûté plus cher, c’est pour vous ; s’ils ont coûté moins, rien n’est rendu. En meublé, le forfait peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer, comme dans la révision annuelle à l’IRL, et il ne peut pas être « manifestement disproportionné » au regard des charges que payait le locataire, ou le précédent.

Un bail qui prévoit des provisions, en revanche, se régularise chaque année, meublé ou non : le générateur ci-dessus sert dans les deux cas.