État des lieux : le modèle à imprimer, d'entrée et de sortie

L’état des lieux se fait deux fois, à l’entrée et à la sortie, ensemble, le jour où les clés changent de mains. Il doit contenir ce que fixe le décret du 30 mars 2016 : le type et la date, l’adresse, les noms, les relevés des compteurs, les clés, puis l’état des sols, murs, plafonds et équipements de chaque pièce, et les signatures. Le modèle ci-dessous imprime cette grille pour votre logement, du studio au T4, avec l’inventaire du mobilier si vous louez meublé.

Le modèle d’état des lieux, à imprimer

Choisissez « Entrée et sortie » pour garder un seul document pendant tout le bail : une colonne se remplit à l’arrivée du locataire, l’autre à son départ, en face. C’est la façon la plus simple de respecter le décret du 30 mars 2016, qui demande que les deux états des lieux se présentent de la même façon pour pouvoir les comparer. Si vous préférez taper vos observations, le fichier pour Excel reprend la même grille.

Ce que l’état des lieux doit contenir

La liste est dans l’article 2 du décret n° 2016-382. Ce sont des minimums : vous pouvez ajouter des observations, des réserves, des photos.

Mention obligatoire	Entrée	Sortie
Le type d’état des lieux (d’entrée ou de sortie) et sa date	Oui	Oui
La localisation du logement	Oui	Oui
Le nom des parties et le domicile du bailleur	Oui	Oui
Le nom et le domicile du mandataire, s’il y en a un	Oui	Oui
Les relevés des compteurs individuels d’eau et d’énergie	Oui	Oui
Le détail et la destination des clés et autres moyens d’accès	Oui	Oui
Pour chaque pièce, l’état des sols, murs, plafonds et équipements	Oui	Oui
La signature des parties	Oui	Oui
La nouvelle adresse du locataire		Oui
La date de l’état des lieux d’entrée		Oui

L’état des lieux couvre tout ce que le bail met à la disposition du locataire, cave, parking ou balcon compris : la grille garde une section « Annexes » pour eux. Pour les compteurs, la loi du 6 juillet 1989 demande au bailleur les index de chaque énergie dès que le chauffage ou l’eau chaude est individuel, ou collectif avec un comptage individuel. Notez le numéro du compteur à côté de l’index : c’est lui qui permet au locataire d’ouvrir ses contrats.

Quand et avec qui : le jour des clés, ensemble

L’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 fixe le moment et la manière : l’état des lieux est établi « lors de la remise et de la restitution des clés », « contradictoirement et amiablement par les parties ou par un tiers mandaté par elles », en autant d’exemplaires que de parties, et il est joint au bail. Contradictoirement veut dire que chacun est présent, voit ce qui est noté et signe. Un état des lieux que vous remplissez seul, puis envoyez au locataire, n’en est pas un.

Si vous ne pouvez pas être là, mandatez quelqu’un par écrit pour le faire à votre place ; le guide sur la signature du bail à distance explique comment. Si vous passez par une agence, la part que le locataire peut payer pour l’état des lieux d’entrée est plafonnée : la moitié des frais facturés et au plus 3,03 € TTC par m² de surface habitable, selon service-public (page à jour du 10 mars 2026). Fait entre vous, il ne coûte rien.

Le jour de l’entrée, profitez du rendez-vous pour dater la remise des clés avec une attestation, et demander l’attestation d’assurance du locataire.

Remplir la grille pour qu’elle serve à la sortie

Un état des lieux d’entrée se relit en général trois ou quatre ans plus tard, au moment de rendre le dépôt de garantie. Ce qui n’y est pas écrit ne pourra pas être comparé. Quelques habitudes font la différence :

• Faites-le en plein jour, logement vide, chaque lumière allumée. Un rendez-vous à 19 h en décembre laisse passer les taches et les rayures.
• Testez chaque équipement : robinets et évacuations, plaques, hotte, volets, prises avec un chargeur, chasse d’eau, radiateurs. Notez ce qui ne marche pas.
• Écrivez des faits mesurables, pas des appréciations : où, quoi, quelle taille.
• Comptez les clés par usage : porte d’entrée, boîte aux lettres, badge, cave. Le décret demande leur détail et leur destination.
• Prenez des photos datées de chaque pièce et de chaque défaut noté. Le décret permet d’illustrer l’état des lieux d’images ; joignez-les en annexe, et donnez-en une copie au locataire.

La grille propose quatre états (N pour neuf, B pour bon, U pour usagé, M pour mauvais) et une colonne d’observations. L’état ne suffit pas : c’est l’observation qui sert.

Peu utile	Utile à la sortie
Murs : usagés	Murs : peinture blanche, trois trous de cheville au-dessus du canapé, trace grise de 20 cm près de l’interrupteur
Sols : bon état	Parquet : rayure de 15 cm devant la fenêtre, le reste sans marque
Cuisine : correcte	Plaques : 4 feux, tous fonctionnent ; hotte : filtre à changer

Après l’entrée : dix jours pour compléter

Le locataire peut vous demander de compléter l’état des lieux d’entrée dans les dix jours qui suivent son établissement, pour un défaut qui vous a échappé à tous les deux : une fuite sous l’évier, un volet qui coince. Pour le chauffage, le délai est différent : il peut demander à le compléter pendant le premier mois de la période de chauffe, puisqu’un radiateur ne se teste pas vraiment en juillet. Ces deux règles sont dans l’article 3-2.

Si la demande est fondée, ajoutez la ligne sur les deux exemplaires, datée et signée par vous deux. Si vous la refusez, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation. Accepter un ajout exact vous coûte moins cher qu’un désaccord le jour de la sortie.

Si l’un des deux refuse : le commissaire de justice

Quand l’état des lieux ne peut pas se faire à l’amiable (le locataire ne vient pas, ou refuse de signer), il est établi par un commissaire de justice, « sur l’initiative de la partie la plus diligente ». Le commissaire prévient les deux parties au moins sept jours à l’avance, par lettre recommandée avec avis de réception. Ses frais sont partagés par moitié entre le bailleur et le locataire, à un tarif réglementé. En métropole, service-public donne ces montants, TVA comprise, d’après l’arrêté du 25 février 2026 :

Surface du logement	Constat	Lettres de convocation	Déplacement
Jusqu’à 50 m²	132,82 €	18,06 €	11,28 €
De 50 à 150 m²	154,74 €	18,06 €	11,28 €
Plus de 150 m²	232,12 €	18,06 €	11,28 €

Pour un T2 de 45 m², le total fait 162,16 €, soit 81,08 € chacun.

Et sans aucun état des lieux ? L’article 1731 du Code civil présume que le locataire a reçu le logement en bon état de réparations locatives et doit le rendre ainsi, sauf preuve contraire. La loi de 1989 retire cette présomption à la partie qui a fait obstacle à l’état des lieux : un bailleur qui ne l’a jamais proposé ne peut pas s’en servir. Le commissaire de justice est donc la bonne réponse à un refus, pas l’absence d’état des lieux.

À la sortie : comparer, puis rendre le dépôt

À la sortie, le décret ajoute deux mentions : la nouvelle adresse du locataire et la date de l’état des lieux d’entrée. Reprenez l’exemplaire d’entrée et suivez-le ligne par ligne, dans le même ordre : c’est la comparaison qui montre ce qui a changé, pas l’impression d’ensemble.

Tout changement n’est pas une dégradation. Le décret de 2016 définit la vétusté comme « l’état d’usure ou de détérioration résultant du temps ou de l’usage normal » : une peinture ternie après six ans, un parquet patiné aux passages. Le bail peut prévoir une grille de vétusté qui chiffre cette usure par équipement.

L’état des lieux de sortie décide aussi du délai pour rendre le dépôt de garantie, qui court depuis la remise des clés (article 22 de la loi de 1989) :

État des lieux de sortie	Délai de restitution
Conforme à celui d’entrée	1 mois après la remise des clés
Avec des différences	2 mois après la remise des clés

Passé ce délai, le solde dû est majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé, sauf si le locataire ne vous a pas donné sa nouvelle adresse : d’où la ligne prévue dans la grille. Chaque retenue doit être justifiée, état des lieux, photos et factures ou devis à l’appui. Le décompte et le courrier sont dans le modèle de restitution du dépôt de garantie.

L’état des lieux de sortie signé, le logement est à relouer. L’annonce filtrante limite les messages hors sujet dès la publication.

En meublé : l’inventaire du mobilier en plus

Une location meublée demande, en plus de l’état des lieux, « un inventaire et un état détaillé du mobilier », dans les mêmes formes, à l’entrée et à la sortie (article 25-5 de la loi de 1989). L’option « Meublé » du modèle ajoute une section avec les onze éléments que le décret du 31 juillet 2015 impose dans tout logement meublé : literie avec couette ou couverture, occultation des fenêtres des chambres, plaques de cuisson, four ou micro-ondes, réfrigérateur et congélateur (ou au moins un compartiment à -6 °C), vaisselle, ustensiles de cuisine, table et sièges, étagères, luminaires et matériel d’entretien. Notez le nombre de chaque, puis ajoutez les meubles qui ne sont pas dans la liste : canapé, lit, bureau. Si vous préférez un document à part, l’inventaire de location meublée reprend les mêmes éléments, pièce par pièce.