Quittance de loyer : le modèle gratuit et ce qu'elle doit mentionner

La quittance de loyer est le document par lequel vous reconnaissez avoir reçu le loyer et les charges d’une période. Le locataire s’en sert ensuite pour la Caf, pour un dossier de location, ou simplement pour prouver qu’il paie. Vous, vous en avez une à écrire chaque mois, pour chaque locataire.

Vous êtes obligé de la donner, et gratuitement

L’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 est net : le bailleur « est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande ». Aucun frais de gestion ne peut lui être facturé pour la quittance ou pour l’avis d’échéance.

Deux conséquences pratiques :

• Vous ne pouvez pas la refuser au locataire qui la demande et qui a payé.
• Vous n’êtes pas obligé de l’envoyer spontanément. Beaucoup de bailleurs le font quand même, parce qu’une quittance envoyée chaque mois coupe court aux demandes et aux contestations.

Ce que la quittance doit mentionner

La seule obligation de contenu tient en une ligne : le détail des sommes versées, en distinguant le loyer et les charges. Le reste est ce qui rend le document utilisable.

Élément	Pourquoi
Vos nom et prénom, ceux du locataire	Identifier qui reçoit et qui paie
Adresse du logement	Un bailleur peut en louer plusieurs
Période couverte	Une quittance vaut pour une période, pas pour le bail entier
Loyer hors charges et provision pour charges, séparés	L’obligation de l’article 21
Total reçu	Ce que vous reconnaissez avoir encaissé
Lieu, date et votre nom	Ce qui date le document et dit qui l’a établi. Aucune signature n’est exigée : c’est une preuve de paiement, pas un contrat

Le modèle de quittance de loyer, à copier

QUITTANCE DE LOYER

Bailleur : [Vos prénom et nom] Locataire : [Prénom et nom du locataire] Logement : [Adresse du logement] Période : du [début de la période] au [fin de la période]

Je soussigné(e) [Vos prénom et nom], bailleur du logement désigné ci-dessus, déclare avoir reçu de [Prénom et nom du locataire] la somme de [somme reçue] au titre du loyer et des charges de la période du [début de la période] au [fin de la période], et lui en donne quittance, sous réserve de tous mes droits.

Détail des sommes : - Loyer hors charges : [loyer HC] - Provision pour charges : [charges] - Total dû pour la période : [total] - Somme reçue : [somme reçue]

Fait à [lieu], le [date].

[Vos prénom et nom]

Générez votre quittance, puis enregistrez-la en PDF

Vos nom, ceux du locataire, l’adresse, le loyer et le mois suffisent : le total et les dates de la période se calculent seuls. « Télécharger le PDF » vous donne la quittance mise en page, prête à imprimer ou à envoyer. Tout se passe dans votre navigateur : rien n’est envoyé, sauf si vous choisissez d’automatiser vos quittances.

Par mail : l’accord du locataire d’abord

Le même article 21 autorise la transmission dématérialisée de la quittance, mais avec l’accord exprès du locataire. Demandez-le une fois, par message, et gardez la réponse : « J’accepte de recevoir mes quittances de loyer par courrier électronique à cette adresse. » Sans cet accord, la remise papier reste la règle.

Paiement partiel : un reçu, pas une quittance

Quand le locataire ne verse qu’une partie de la somme, la loi prévoit un reçu. La différence n’est pas cosmétique : une quittance atteste que la période est réglée, alors qu’un reçu constate un versement et laisse le reste dû. Écrire « quittance » sur un paiement partiel affaiblit votre position si l’impayé s’installe.

Choisissez « Reçu (paiement partiel) » dans le générateur ci-dessus : le document indique la somme reçue, rappelle le montant qui reste dû et précise qu’il ne vaut pas quittance.

Une quittance ne couvre que sa période

Chaque quittance vaut pour la période qu’elle nomme. Elle ne dit rien des mois précédents, ni des charges régularisées plus tard. C’est pourquoi la formule du modèle se termine par « sous réserve de tous mes droits » : vous reconnaissez un paiement, pas l’absence de toute dette. Et si le loyer a changé en cours de bail, c’est le montant révisé qui figure sur la quittance suivante : le calcul de la révision avec l’IRL est sur sa propre page.

Quand la quittance devient un signal

Un locataire qui demande soudain toutes ses quittances de l’année prépare souvent un dossier : un déménagement, un crédit, une aide au logement. Rien d’inquiétant, mais c’est parfois le premier indice qu’il partira, et donc que vous aurez un logement à remettre en location. C’est là que le tri des candidatures commence, et le guide du tri des candidatures LeBonCoin décrit la méthode complète.