Tableau de suivi des loyers : le modèle gratuit, pour Excel ou à imprimer

Chaque mois, les mêmes trois questions : le loyer est-il arrivé, en entier, et la quittance est-elle partie ? Un tableau d’une page y répond d’un coup d’œil, et le jour où un mois manque, vous le voyez tout de suite, pas trois mois plus tard.

Créez votre tableau

L’adresse, le loyer, les charges et le jour de paiement prévu au bail suffisent : les douze mois et les dates d’échéance se remplissent seuls. Le PDF s’imprime et se remplit au stylo ; le fichier pour Excel calcule le reste dû à votre place. Rien de ce que vous tapez ne quitte votre navigateur.

Ce que le tableau suit, colonne par colonne

Colonne	Ce que vous y notez
À payer le	La date prévue au bail, reportée au dernier jour du mois quand elle n’existe pas (un 31 en février)
Dû	Le loyer et les charges du mois
Reçu le	Le jour où l’argent est arrivé sur votre compte, pas celui de l’ordre de virement
Montant reçu	Ce qui est réellement arrivé, au centime
Reste dû	Ce qui manque ; dans le fichier Excel, il se calcule seul
Quittance	La date d’envoi de la quittance, ou du reçu si le paiement est partiel

Une ligne par mois, pas une par paiement : si le locataire règle en deux fois, les deux dates tiennent dans la même case, et le reste dû montre ce qui manque encore.

La date de paiement est celle du bail

Le loyer se paie aux termes convenus dans le contrat. La plupart des baux le prévoient d’avance, en début de mois : c’est ce que le tableau suppose. Si votre bail dit autre chose, un paiement à terme échu en fin de mois par exemple, c’est le bail qui compte.

Un jour de retard ne vous autorise à rien facturer. L’article 4 de la loi du 6 juillet 1989 répute non écrite toute clause qui prévoit des pénalités ou des amendes pour retard de paiement. Le tableau sert à voir le retard et à relancer tôt, pas à compter des frais.

Loyer reçu : la quittance, si le locataire la demande

Dès que le mois est payé en entier, le locataire peut vous demander une quittance, et vous devez la lui transmettre gratuitement (article 21 de la loi du 6 juillet 1989). Beaucoup de bailleurs l’envoient d’office, parce qu’une quittance par mois évite les discussions un an plus tard. La colonne « Quittance » garde la trace de cet envoi.

Un paiement partiel appelle un reçu, pas une quittance : le reçu constate la somme versée et laisse le reste dû. Les deux se font avec le modèle de quittance de loyer.

Un mois qui manque : relancer vite

La case vide au-delà de la date d’échéance, c’est le moment de relancer, par un message simple d’abord. Un retard réglé en une semaine ne laisse aucune trace ; trois mois sans rien et le dossier change de nature. La relance de loyer impayé donne les messages dans l’ordre, du premier SMS à la lettre recommandée.

Combien de temps garder le tableau

L’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 prescrit par trois ans les actions nées du bail : c’est le délai pendant lequel vous pouvez réclamer un loyer, et pendant lequel le locataire peut contester un paiement. Gardez le tableau, les quittances et les relevés bancaires au moins aussi longtemps.

Ou ne plus rien remplir

Un tableau ne marche que si vous pensez à l’ouvrir chaque mois. Les quittances automatiques de Locaperle posent la question à votre place : deux jours après l’échéance, un e-mail vous demande si le loyer est arrivé, et un clic envoie la quittance en PDF, à votre locataire s’il a donné son accord. C’est gratuit pour un bail.