Mail de refus d'un dossier de location : modèle de lettre à envoyer au candidat

Sur LeBonCoin ou Gens de Confiance, un refus se fait dans la messagerie de la plateforme. Mais dès que le dossier est arrivé par mail, ou qu’un garant, une agence ou un parent est entré dans l’échange, la réponse passe par mail elle aussi. Voici quoi écrire.

Mail ou lettre : quand écrire formellement

• Mail dans presque tous les cas : le dossier est venu par mail, un garant est en copie, ou le candidat a écrit depuis une adresse personnelle après la visite.
• Lettre seulement si le candidat vous en fait la demande écrite, ou si l’échange a déjà tourné au conflit. Une lettre simple suffit, le recommandé est disproportionné pour un refus de candidature.
• Jamais par téléphone. Aucune trace, et un refus oral se transforme en négociation.

Le modèle de mail, à copier

Objet : Votre candidature pour [le logement]

Bonjour [Prénom],

Merci pour votre candidature pour [le logement].

Nous avons reçu un nombre important de dossiers et celui d'un autre candidat correspondait mieux à nos critères pour ce logement. Votre dossier n'est donc pas retenu cette fois.

Bonne continuation dans vos recherches, et merci pour votre intérêt.

Bien cordialement, [Votre prénom et nom]

Quatre lignes suffisent. Chaque détail supplémentaire est une prise pour la contestation.

La version avec motif, quand le critère était public

Si votre annonce indiquait un seuil de revenu ou un garant obligatoire, vous pouvez le rappeler. Le motif tient parce qu’il était écrit, chiffré, et appliqué à tout le monde.

Objet : Votre candidature pour [le logement]

Bonjour [Prénom],

Merci pour votre candidature et pour les éléments transmis. Après lecture, votre dossier ne correspond pas aux critères indiqués dans l'annonce : revenus nets d'au moins trois fois le loyer charges comprises, ou garant équivalent. Je ne donne donc pas suite pour ce logement.

Bonne continuation dans vos recherches.

Cordialement, [Votre prénom et nom]

Le seuil applicable et la façon de le calculer sont détaillés dans le guide du revenu du locataire en zone tendue. Si le critère ne figurait pas dans l’annonce, revenez au modèle neutre ci-dessus : les trois versions de réponse négative couvrent les autres cas.

Trois formulations sûres, trois à éviter

Sûres, parce qu’elles portent sur le dossier ou sur le logement :

• « Un autre dossier correspondait mieux à nos critères pour ce logement. »
• « Les revenus indiqués sont en dessous du seuil de trois fois le loyer charges comprises annoncé. »
• « Les dates d’entrée ne correspondent pas à notre planning de relocation. »

À éviter, parce qu’elles portent sur la personne :

• « Le propriétaire préfère un profil plus stable » : vague et invérifiable, donc suspect.
• « Avec un CDD, c’est trop risqué » : refuser tous les CDD en bloc, sans regarder le revenu ni le garant, se retourne contre vous.
• « Ce logement n’est pas adapté à votre situation » : la composition du foyer est un critère protégé.

Ces trois dernières touchent aux critères de l’article 225-1 du Code pénal, qui liste origine, âge, situation de famille, état de santé, apparence physique et une vingtaine d’autres. Le refus d’un logement pour l’un de ces motifs est puni de 3 ans de prison et 45 000 euros d’amende. Le Défenseur des droits est l’autorité que saisissent les candidats.

Le dossier reçu : ne le gardez pas

Un dossier de location contient bulletins de salaire, avis d’imposition, pièce d’identité. Une fois le candidat écarté, rien ne justifie que vous les conserviez. Supprimez les fichiers, et dites-le en une ligne dans votre mail : le candidat est en droit de le demander, et le lui dire spontanément coupe court à l’échange.

Si le dossier est arrivé par DossierFacile, ne téléchargez rien : vous consultez le lien, il expire, la question est réglée. C’est la raison pour laquelle il vaut mieux le demander dès le premier message.

Si vous en avez trente à écrire

Passé une dizaine de refus, la version longue n’a plus de sens. Le message court suffit, le même pour tous :

Bonjour, merci pour votre candidature. Nous avons retenu un autre dossier pour ce logement. Bonne continuation dans vos recherches.

Avec Locaperle

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